Die Vertrauensarbeitszeit ist ein kontrovers diskutierter Begriff, der viele Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer zusammenzucken ließ. Die einen finden, das alte Modell 9 bis 17 Uhr habe sich doch prima bewährt, die anderen wollen zwar flexiblere Arbeitszeiten, fürchten aber unbezahlte Überstunden. Dieser Streit ist nun weitgehend passé. Denn seit der Grundsatzentscheidung des Europäischen Gerichtshof 2019 und dem Urteil des deutschen Bundesarbeitsgerichts 2022 ist die reine Vertrauensarbeitszeit de facto und de jure tot. Die Zukunft gehört daher den flexiblen und vertrauensbasierten Arbeitszeitmodellen mit Zeiterfassung.

Denn viele Berufszweige, wie zum Beispiel die Büroarbeit oder auch viele Dienstleistungen, sind für flexible Arbeitszeitmodelle geradezu prädestiniert.
Für viele Aufgaben ist es nämlich völlig unerheblich, ob man sie im Firmenbüro oder im Home-Office erledigt und ob das morgens um punkt 9 Uhr oder erst nachmittags um 14 Uhr erfolgt. Das einzig wichtige ist hierbei, dass die Aufgaben zuverlässig erledigt werden, und zwar so, dass weitere Prozesse davon nicht beeinträchtigt werden.
Im folgenden Büro-Kaizen-Beitrag erklären wir Ihnen, wie man die Vertrauensarbeitszeit künftig so organisieren kann, dass sie rechtlich sicher ist und auch wirklich alle Seiten etwas davon haben, ohne Risiken einzugehen.

Inhaltsverzeichnis

1. Ist die Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt? Oder wurde sie von EuGH und BAG abgeschafft?

Der Europäische Gerichtshof hat die reine Vertrauensarbeitszeit 2019 abgeschafft:	Das Bundesarbeitsgericht bestätigte 2022 das Ende der reinen Vertrauensarbeitszeit:	Bußgelder und weitere Details werden erst mit dem neuen Arbeitszeitgesetz 2023 kommen:
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil zur Vertrauensarbeitszeit entschieden (EuGH Rs. 55/18 CCOO), dass alle EU-Mitgliedstaaten ihre Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives und verlässliches System zu führen, mit dem die täglich geleistete Arbeitszeit aller Arbeitnehmenden erfasst werden kann. Das gilt explizit auch für Deutschland, da eine spanische Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien geklagt hatte. Die Begründung lautet, dass nur durch eine Arbeitszeiterfassung alle geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden ermittelt werden können und erst dies es den Arbeitnehmern ermögliche, ihre Rechte durchzusetzen.	Eine Anpassung des deutschen Arbeitszeitgesetzes wurde in den drei Jahren nach dem EuGH-Grundsatzurteil jedoch noch nicht angepackt. Und da dem EuGH-Urteil keine Direktwirkung zugesprochen wurde, hing die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung und damit die reine Vertrauensarbeitszeit bis dato noch in der Schwebe. Am 13. September 2022 hat dann das deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Urteil bestätigt (Az. 1 ABR 22/21), dass generell die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden in Deutschland aufzuzeichnen ist. Und auch, dass diese gesetzliche Pflicht bereits in dem Arbeitsschutzgesetz gegeben ist. Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gilt also ab sofort. Dies wurde in der Begründung des BAG von Anfang Dezember 2022 noch einmal bekräftigt.	Eine Überarbeitung des deutschen Arbeitszeitgesetzes ist also dringend überfällig. So wurden z.B. in dem neuen BAG-Urteil noch keine Bußgelder bei fehlender oder falscher Zeiterfassung definiert. Eine Sanktionierung von Unternehmen kann also erst mit dieser erwarteten Novellierung des Arbeitszeitgesetzes erfolgen, für das das Bundesministerium für Arbeit noch im ersten Quartal 2023 erste Vorschläge vorlegen will. Dennoch gilt laut den Urteilen die Pflicht zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit ab sofort. Unternehmen sind daher dazu angeraten, bereits jetzt von einer bislang reinen Vertrauensarbeitszeit auf „hybride“ vertrauensbasierte Arbeitszeitmodelle mit einer Zeiterfassung umzustellen. Wie das gelingt, erfahren Sie hier in diesem Beitrag!

2. Was bedeutet Vertrauensarbeitszeit? Und wie funktioniert(e) dieses Arbeitszeitmodell?

Die klassische Definition einer „reinen“ Vertrauensarbeitszeit (auf Englisch: trust-based working hours) beruht auf gegenseitigem Vertrauen. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass eine vereinbarte Arbeitsleistung auch ohne die Kontrolle der Anwesenheitszeiten erledigt wird. Die Beschäftigten wiederum vertrauen auf die Fähigkeiten ihrer Führungskräften, dass ihnen nicht mehr Arbeit zugewiesen wird, als sie in der vereinbarten Arbeitszeit auch tatsächlich erledigen können. Im Ergebnis können die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit flexibler und selbstständiger einteilen, was die Arbeitszufriedenheit und Produktivität erhöhen und zugleich die reinen Präsenzzeiten (das „beschäftigt Aussehen“) vermeiden soll.

Die Vertrauensarbeitszeit ist als „totale Gleitzeit“ weiterhin möglich! Voraussetzung: Zeiterfassung

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bekräftigt auf seiner FAQ-Seite zur Arbeitszeiterfassung, dass die Vertrauensarbeitszeit, die als „flexibles Arbeitszeitmodell bezeichnet [wird], bei dem die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer eigenverantwortlich über die Lage (also Beginn und Ende) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit entscheiden kann“, auch weiterhin rechtlich zulässig ist. Als Voraussetzung wird jedoch genannt, dass die sowieso schon geltenden gesetzlichen Vorgaben zur Höchstarbeitszeit und zu den Ruhezeiten (Arbeitsschutzgesetz) sowie die neu bekräftigte Regelung zu der Dokumentation der Arbeitszeit (Arbeitszeitgesetz) eingehalten werden. Das gilt unabhängig vom Arbeitsort, also ob im Büro, mobil unterwegs oder im Homeoffice. Werden diese Voraussetzungen beachtet, stehe einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung nichts im Wege.

Mit der Pflicht zur Zeiterfassung fällt ein altes Streitthema bei der Vertrauensarbeitszeit weg. Wie geht man mit Überstunden, Mehrarbeit oder auch Un(ter)beschäftigung um.
Im Fokus steht nun der eigentliche Vorteil dieses vertrauensbasierten Arbeitszeitmodells: Die eigenverantwortliche Erledigung der vereinbarten Aufgaben und das Erbringen der vereinbarten Leistung bei völliger Flexibilität der Gestaltung der vereinbarten Arbeitszeit.
Damit ist Vertrauensarbeitszeit de facto eine „totale Gleitzeit“, bei der es im Unterschied zur Gleitzeit allerdings keine Kernarbeitszeit mit Anwesenheitspflicht mehr gibt. Im Unterschied zur „normalen Arbeitszeitregelung“ müssen die von den Beschäftigten erfassten Zeiten auch nicht vom Arbeitgeber punktgenau kontrolliert werden.
Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung betrifft mit hoher Wahrscheinlichkeit übrigens auch die leitenden Angestellten, bei denen die Phrase „die Mehrarbeit ist mit dem (dafür höheren) Gehalt abgegolten“ Usus ist. Denn während diese Personengruppe in dem nun zu überarbeitenden Arbeitszeitgesetz bislang noch explizit von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen wurde, hat sich das Bundesarbeitsgericht in seiner Begründung zu seinem Arbeitszeiterfassungsurteil auf das Arbeitsschutzgesetz gestützt. Und darin gibt es aus Gründen der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes keinerlei Ausnahmen oder Sonderregelungen für leitende Angestellte. Die Details bleiben vorerst abzuwarten.

Definition Vertrauensarbeitszeit — Vertrauensarbeitszeit ist ein flexibles Arbeitszeitmodell, dann arbeiten zu können, wenn es am besten passt. Das entbindet aber nicht von der gesetzlichen Pflicht zur Zeiterfassung. Beides muss zusammengedacht werden.

3. Der Umgang mit Mehrarbeit & Überstunden in vertrauensbasierten Arbeitszeitmodellen

Auch bei der besten Planung kommt es immer wieder Mal zu Überstunden. Dann müssen ein paar zusätzliche Stunden drangehängt werden, weil die vereinbarten Aufgaben sonst nicht in der vorgesehenen Arbeitszeit geschafft und die Deadline eingehalten werden kann. Aber können die Beschäftigten diese Mehrarbeit bei ihrem Arbeitgeber angeben und bezahlt bekommen?

Grundsätzlich gilt: Überstunden werden bezahlt, wenn der Arbeitgeber sie anordnet oder zumindest davon Kenntnis hat.
Genau das war bei der bisherigen Vertrauensarbeitszeit aber selten der Fall. Hier wurden die Überstunden mehr oder weniger freiwillig aus Notwendigkeit heraus gemacht.
Laut Arbeitszeitgesetz musste jedoch bislang schon festgehalten werden, wenn Mitarbeiter mehr als acht Stunden täglich arbeiten oder auch an Sonn- und Feiertagen tätig waren (wegen des dann nötigen Feiertagszuschlags). Damit diese Aufzeichnungspflicht überhaupt funktionieren kann, muss sie also, so auch die jüngsten Urteile, lückenlos auf die gesamte Arbeitsleistung angewendet werden.
Die Dokumentation der Zeiterfassung können die Arbeitgeber dabei an ihre Mitarbeiter delegieren, sie müssen jedoch ein geeignetes Zeiterfassungssystem bereitstellen und sicherstellen, dass dieses auch ordnungsgemäß genutzt wird.
Bei der Nutzung oder Einführung eines vertrauensbasierten Arbeitszeitmodells muss daher künftig konkret geregelt werden, wie Überstunden abgebaut oder abgegolten werden – alles andere ist ungültig. In der Praxis hat sich beispielsweise das Führen eines Arbeitszeitkontos als sehr sinnvoll erwiesen, um die zu viel geleisteten Stunden zu einem späteren Zeitpunkt als Freizeit nutzen und wieder abbauen zu können.

4. Die Vorteile und Nachteile vertrauensbasierter Arbeitszeitmodelle

Die Vertrauensarbeitszeit an sich hat für beide Seiten, Arbeitgeber und Angestellte, deutlich mehr Vorteile als Nachteile.

Die Vorteile für Arbeitgeber:	Die Vorteile für Arbeitnehmer:	Nachteile der Vertrauensarbeitszeit:
Arbeitgeber können damit rechnen, dass Angestellte produktiver sind, wenn sie sich die Arbeitszeit selbstständig frei und flexibel einteilen können. Die Arbeit ist ergebnisfokussiert und nicht mehr zeitfokussiert, weshalb die Arbeitszeit in der Regel effizienter genutzt wird. Im Ergebnis werden sowohl die Verlässlichkeit wie auch die Effizienz der Arbeitsleistung gefördert. Die höhere Zufriedenheit, Motivation und Work-Life-Balance der Angestellten führen in der Regel auch zu weniger Fehlzeiten.	Die Beschäftigten können ihre individuellen Stärken besser herausarbeiten und weiterentwickeln. Die Arbeitszeit muss nicht mehr unnütz abgesessen werden, wenn keine Arbeit mehr vorhanden ist. Frauen und Männer haben durch die Vertrauensarbeitszeit mehr Spielraum für ihre Familienzeit, was meist ein wichtiger Pluspunkt bei der Bewertung von und der Entscheidung für einen Arbeitgeber ist. Insbesondere Väter erhalten so mehr Möglichkeiten, ihre Kinder viel stärker beim Aufwachsen zu begleiten.	Möglicher Missbrauch durch die Mitarbeitenden (weniger Arbeit bei gleicher Bezahlung). Benötigt klare Work-Flows, wie mit Mehrarbeit umgegangen wird. Eine etwas schwierigere Dokumentation der flexiblen Arbeitszeiten als wie noch in den Zeiten einer stationären Stechuhr. Geringere Kontrollmöglichkeiten bis hin zur Angst vor Kontrollverlust seitens der Arbeitgeber.

Die Vor- und Nachteile von Vertrauensarbeitszeit — Die Vertrauensarbeitszeit bietet sowohl für Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer einige Vorteile, wie gesteigerte Produktivität oder die Weiterentwicklung der persönlichen Stärken.

5. Hilfreiche Tipps für die Einführung einer Vertrauensarbeitszeit mit effizienter Zeiterfassung

Wenn Sie ein vertrauensbasiertes Arbeitszeitmodell in Ihrem Unternehmen testen wollen, sollten Sie folgende Voraussetzungen beachten und im Vorfeld gemeinsam klären. Falls Sie hingegen lediglich ein einfaches, schnell anwendbares und dennoch vielseitiges und flexibles System für die Zeiterfassung suchen, um damit Ihre bislang schon praktizierte „reine Vertrauensarbeitszeit“ zu ergänzen, können Sie direkt unten bei Punkt 6 „Extra-Tipps“ weiterlesen oder auch direkt zu unserem Video-Tutorial unten springen.

Tipp 1: Führen Sie die Vertrauensarbeitszeit zuerst testweise in einem Team auf Probe ein

Wenn Sie zum ersten Mal eine vertrauensbasierte Arbeitszeitregelung testen wollen, dann sollten Sie zunächst mit einer Testgruppe für einen Zeitraum von mindestens sechs Monaten oder gleich einem ganzen Jahr beginnen. Vorher sollten Sie den Versuch keinesfalls abbrechen.

Legen Sie zunächst für die Testgruppe fest, welche Projekte für die Vertrauensarbeitszeit alles infrage kommen.
Dies kann unabhängig davon geschehen, ob viel oder wenig Abstimmungsbedarf während der Projektlaufzeit nötig ist. Denn im digitalen Zeitalter kann jede Besprechung und jedes kurze Abgleichen auch virtuell, oder („old school“) telefonisch, stattfinden.
Geben Sie außerdem verbindliche Laufzeiten für die einzelnen Projektschritte vor, die auch während der Vertrauensarbeitszeit eingehalten werden müssen. Orientieren Sie sich dabei an den aktuellen Laufzeiten – wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einfach die Beteiligten.

Tipp 2: Wie flexibel darf die Arbeitszeit sein? Anwesenheitspflicht und Mehrarbeit klären

Legen Sie möglichst frühzeitig fest, am besten schon im Jahresplan, zu welchen Terminen eine Anwesenheitspflicht im Büro besteht. Das kann ein wöchentliches, zweiwöchiges oder ein monatliches Meeting oder Projekttreffen sein, bei dem sich alle Beteiligten „real“ physisch sehen und begegnen.
Legen Sie auch von Beginn an Regeln fest, wie die Angestellten mit Nachtarbeit, Wochenenden und Feiertagen umgehen sollen. Eigentlich ist Vertrauensarbeitszeit nicht dafür vorgesehen, dass nun auch noch in der Nacht, an Heiligabend oder im Urlaub gearbeitet wird. Sie sollten das aber dennoch berücksichtigen und sich darauf vorbereiten, um die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes einhalten zu können.
Vergessen Sie daher nicht, sich im Vorhinein Gedanken über die Arbeitszeiterfassung zu machen – nicht nur, wenn es um Wochenend- und Feiertagsarbeit geht, die entsprechend höher vergütet werden muss, sondern auch um die „ganz normalen“ Überstunden.

Tipp 3: Ohne gute Kommunikation geht die vertrauensbasierte Zusammenarbeit nicht

Es gibt einen häufigen Punkt, an dem viele Versuche, ein Vertrauensarbeitszeitmodell zu etablieren, scheitern. An diesem Punkt scheitern diese Unternehmen dann aber auch eh meist ganz generell: Die Kommunikation. Oder besser formuliert: Die Unfähigkeit, gut und sinnvoll zu kommunizieren. Um das zu vermeiden, sollten Sie daher bereits im Vorfeld eindeutig festlegen, welche Kommunikationswege während der Vertrauensarbeitszeit beachtet und eingehalten werden müssen.

Wen muss man informieren, wenn man im Home-Office arbeitet?
Wer ist von wann bis wann erreichbar? Gibt es feste Erreichbarkeitsregeln für jene Angestellten, die die Vertrauensarbeitszeit in Anspruch nehmen?
Wie soll man mit Terminen und Zusagen umgehen, die man nicht einhalten kann? Wer muss wann darüber informiert werden?
Welche Kommunikationswege muss das hybride Team aus anwesenden (konventionell weiterarbeitenden) und flexibel in Vertrauensarbeitszeit arbeitenden Kollegen beachten?
Wer gehört bei Zwischenberichten, Memos usw. alles ins CC einer E-Mail?

Tipp 4: Datenschutz und Gerätesicherheit ist für die Vertrauensarbeitszeit essenziell

Schulen Sie Ihre Angestellten vor Beginn der Vertrauensarbeitszeit unbedingt noch in Sachen Datenschutz, Datensicherheit und Gerätesicherheit.
Klären Sie dabei zweifelsfrei, ob private Geräte wie Computer oder Handys überhaupt für einen Remote-Zugriff (mobil oder aus dem Home-Office) auf das Firmennetzwerk genutzt werden dürfen.
Wenn „ja“, sollten Sie vorschreiben und sich auch schriftlich bestätigen lassen, dass die genutzten Privatgeräte den Datenschutzvorschriften entsprechen – wenn „nein“ müssen Sie regeln, dass die Dienstgeräte nicht privat verwendet werden dürfen.
Sensibilisieren Sie dafür Ihre Beschäftigten über die Folgen des Gebrauchs privater und dienstlicher Endgeräte. Denn wer ein privates Smartphone, das üblicherweise nur unzureichend gesichert ist, für den Zugriff auf das Firmennetzwerk nutzt, riskiert eine Kompromittierung des Netzwerks durch Hacker oder Malware – und damit häufig Schäden in Millionenhöhe.
Nutzen die Angestellten hingegen umgekehrt ihr Diensthandy auch für ihr privates Facebook- oder LinkedIn-Konto, sind sehr schnell auch alle beruflichen Kontakte aus der Telefonliste bei diesen Tech-Konzernen gelandet. Das darf aus Gründen der DSGVO (der europäischen Datenschutzgrundverordnung) natürlich nicht passieren.

Tipp 5: Überlassen Sie die Entscheidung den Arbeitnehmern

Damit die Vertrauensarbeitszeit wirklich funktioniert, bedarf es einer sehr guten Koordination durch die Arbeitgeber. Sie müssen Pflichten und Aufgaben so verteilen, dass sie im Zeitrahmen bleiben können. Und Sie müssen die Regeln und Zeiten besonders gut und klar kommunizieren. Je klarer die Grenzen des Ganzen sind, desto einfacher wird die Realisierung der Vertrauensarbeitszeit.

Zwingen Sie die Vertrauensarbeitszeit aber niemandem auf. Es gibt Menschen, die die festen Strukturen „von 9 to 5“ im Büro brauchen, um gut arbeiten zu können.
Andere wiederum blühen erst so richtig auf, wenn sie sich die Zeit frei einteilen können.
Überlassen Sie es deshalb allen selbst, zwischen alter Arbeitszeit, Gleitzeit mit Kernarbeitszeiten und einer flexiblen vertrauensbasierten Arbeitszeit zu wählen.
Und geben Sie allen Beschäftigten die Möglichkeit, falls diese mit der Flexibilität ihrer Vertrauensarbeitszeit nicht klarkommen, wieder in ihr altes Arbeitszeitmodell zurückzukehren.

6. Extra-Tipp: Vertrauensbasierte Arbeitszeiterfassung schnell und einfach mit Microsoft 365

Sowohl die Entscheidungen des EuGH und des BAG als auch die Überstundenproblematik zeigen: Die Zeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit ist ein essenzieller Punkt. Nur so kann trotz freier Einteilung der Arbeitszeit überprüft werden, wer wie viel arbeitet und ob die arbeitsvertraglichen und auch die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Es ist deshalb im Interesse beider Seiten, die Arbeitszeiten zu erfassen – nicht wegen fehlendem Vertrauen, sondern aufgrund von Absicherung und gesetzlichen Pflichten. Dabei kann die Zeiterfassung klassisch per Stechuhr (stationär) oder über eine App (digital, dezentral) erfolgen. Um der Fürsorgepflicht der Arbeitgeber nachzukommen, wenn die Zeiterfassung an die Mitarbeitenden delegiert wird, schreibt das Arbeitszeitgesetz eine stichprobenartige Kontrolle vor, dass diese ihre geleistete Arbeitszeit auch tatsächlich dokumentieren. Am einfachsten können das Unternehmen, die sowieso schon Microsoft 365 oder Office 365 nutzen, mit der Office-App „Teams“ erreichen.

Teams ist die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform für die digitale Zusammenarbeit in Microsoft 365/Office 365. In der Teams-App „Schichten“ ist auch eine digitale Stechuhr für die elektronische Zeiterfassung der Arbeitszeit integriert. Damit können alle Mitarbeiter ganz einfach mobil per Smartphone ein- und ausstempeln, während die erfassten Arbeitszeiten gleichzeitig digital dokumentiert und in Excel verfügbar werden. Bei Bedarf erfolgt auch eine Anwesenheits-Überprüfung während des Stempelvorgangs am vorgegebenen Standort (mittels GPS-Stempel).

Wie die vertrauensbasierte Arbeitszeiterfassung mit Teams funktioniert, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Digitale Stechuhr: Zeiterfassung mit der Microsoft Teams-App „Schichten“ – einfach per Handy ein- und ausstempeln!“.
Wie Sie Microsoft/Office 365 optimal in Ihrem Unternehmen einsetzen und welche Möglichkeiten Ihnen die Bürosoftware-Suite alles bietet, zeigen wir Ihnen auf unserer → Themenseite zu Microsoft 365.
Weitere praxisnahe Tipps, Tricks, Anleitungen, Checklisten und Druckvorlagen für mehr Effizienz im Büro, am Schreibtisch, in Meetings und bei der digitalen Zusammenarbeit finden Sie auch in unserem kostenlosen → Büro-Kaizen Download-Center!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Zeiterfassung in Microsoft Teams (versteckte Funktion)

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