Eine Wertstromanalyse durchführen (Anleitung)

In einem Unternehmen geht es darum, Gewinne zu erzielen. Gewinne erzielt man dann, wenn der Ablauf im Unternehmen effizient und reibungslos klappt, keine Zeit, keine Ressourcen und kein Geld verschwendet wird. Das hört sich logisch an, tatsächlich läuft es in vielen Unternehmen aber anders, eben gar nicht so reibungslos. Oftmals liegt der Fehler im Detail und man merkt gar nicht, wo der Prozess hakt und Ressourcen verloren gehen. Solange es läuft und dabei Gewinne erzielt werden, blickt man nicht ins Detail, obwohl das Unternehmen viel mehr Gewinn durch Prozessoptimierung abwerfen könnte. Genau damit befasst sich die so genannte Wertstromanalyse. Erfahren Sie hier, wie die Wertstromanalyse funktioniert und welchen Nutzen sie für Sie und Ihr Unternehmen hat.

Was ist eine Wertstromanalyse?

Die Wertstromanalyse ist eine Methode, die betriebswirtschaftliche Schwachstellen im Ablauf eines Unternehmens aufdecken und Verbesserungsvorschläge hervorbringen soll, um Gewinne und Ressourcen zu optimieren. Der Begriff Wertstromanalyse stammt vom englischen Original value stream mapping (vsm) ab und befasst sich damit, den Ist-Zustand eines Prozesses abzubilden. Auf dieser Grundlage können Sie dann ersehen, wo in diesem Prozess Abläufe verbessert werden müssen und können. Erkennen Sie, wo Kraft, Ressourcen und Geld unnötig verschwendet werden und wo diese besser eingesetzt werden können.

Definition Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse findet Anwendung, wenn Sie den aktuellen Ist-Zustand eines Prozesses in Ihrem Unternehmen abbilden wollen. Sie dient als Grundlage dafür, Verschwendung zu erkennen, egal ob es sich dabei um Arbeitskraft, Zeit, Geld oder Ressourcen handelt, diese Schwachstellen zu identifizieren und durch geeignete Maßnahmen zu beheben. Bei der Wertstromanalyse gibt es drei Grundschritte zu beachten, die in jeder Wertstromanalyse vorkommen sollten:

1. Wertstromanalyse
   Bei der Wertstromanalyse wird der Ist-Zustand des Unternehmens und seiner Produktionen erfasst und visualisiert.
2. Wertstromdesign
   Beim Wertstromdesign werden potentielle Schwachpunkte identifiziert und Vorschläge zur Verbesserung gemacht, damit keine Verschwendung mehr stattfindet.
3. Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen
   Anschließend können Sie die Maßnahmen zur Optimierung umsetzen und erreichen so den Soll-Zustand eines Prozesses.

Ziele der Wertstromanalyse

Zunächst einmal schafft die Wertstromanalyse Klarheit über die Abläufe Ihres Unternehmens. Sie wissen genau was wann vor sich geht. Sie beobachten vor Ort das aktuelle Geschehen und können genauestens alle Daten und Kennzahlen erfassen. Sie verschaffen sich einen ganzheitlichen Überblick über die Prozesse. Dadurch fördern Sie auch eine ganzheitliche Optimierung der Abläufe, weil Sie Schwachstellen im System und Verschwendung aufdecken, benennen und optimieren. Sie schaffen eine einheitliche Ebene in Ihrem Unternehmen, damit der Prozess in allen Ebenen und Abteilungen übergreifend und Hand in Hand von statten geht. Führen Sie regelmäßig Wertstromanalysen durch, so können Sie Verlust und Verschwendung schnell erkennen und beheben. Nur wer die Augen vor Problemen nicht verschließt, kann sie beheben und dabei hilft Ihnen das value stream mapping.

Wo wird die Wertstromanalyse angewandt?

Die Wertstromanalyse finden Sie häufig da, wo Unternehmen in der Produktion arbeiten, also in der Fertigung und Montage von Produkten. Generell kann eine Wertstromanalyse aber nicht nur in der Produktion von materiellen Gütern durchgeführt werden: Die Wertstromanalyse kann auch im Servicebereich Anwendung finden oder für nicht materielle Güter, wie zum Beispiel Software- oder Spiele-Entwickler oder gar bei Gesundheitsleistungen wie Operationen im Krankenhaus. Auch im Bereich Dienstleistung gewinnt die Wertstromanalyse immer mehr an Bedeutung, gerade in den Segmenten Beratung und Pflege.

Durchführung der Wertstromanalyse in 5 Schritten

Nun folgen Informationen zu den einzelnen Schritten, die Sie für eine Wertstromanalyse durchführen müssen. Dabei beschreiben wir generell, was beachtet werden soll, ohne dass wir uns auf einen Produktions- oder Dienstleistungsbereich festlegen.

1. Die bestehenden Prozesse beobachten

Bei jeder Wertstromanalyse müssen Sie zunächst einmal ein Team festlegen, das vor Ort die Prozesse und Abläufe beobachtet. Das Team sollte im besten Falle aus mehreren Personen aller Bereiche zusammengestellt werden. Wichtig ist, dass der Gesamtablauf gesehen wird und nicht nur einzelne Teilbereiche. Beim Beobachten sollten Sie sich die Abläufe einfach nur ansehen, ohne in eine Bewertung zu fallen. Sie können auch einzelne Wertströme auswählen, bei welchen Sie Schwachstellen vermuten und beheben wollen. Aber auch hier gilt: Beobachten Sie den kompletten Wertstrom und nicht nur Teilbereiche.

2. Die Prozessschritte beschreiben und Daten erheben

Begleiten Sie den jeweiligen Ablauf Schritt für Schritt und dokumentieren Sie alle Prozessabläufe. Listen Sie jede Aktivität auf, die Sie beobachten. Optimalerweise tätigen Sie die Dokumentation während Ihres Rundgangs und lassen sich alle Unklarheiten, die eventuell entstehen, direkt erläutern. Erfassen Sie im Nachgang zu jeder einzelnen Prozessaktivität alle Daten, Fakten und Kennzahlen. Diese sind für eine Prozessbewertung, Analyse und für die Erstellung des Verbesserungspotenzials notwendig. Erfassen Sie unbedingt:

• Bearbeitungszeiten
• Wartezeiten
• Wartungszeiten
• Liegezeiten
• Anzahl der Mitarbeiter
• Anzahl der Arbeitsstunden
• Lagerbestände
• Produktionszahlen
• Fehlproduktionen
• Verwendete Betriebsmittel

3. Ein Wertstrom-Diagramm erstellen

Nachdem nun die Arbeit vor Ort erledigt ist, erstellen Sie anhand des Gesehenen und Dokumentierten ein Schaubild, das so genannte Wertstrom-Diagramm. Dabei werden mit Symbolen Prozesse und Abläufe visualisiert. Ein Wertstrom-Diagramm können Sie z. B. mit Hilfe von Microsoft Excel erstellen. Anhand dieses Schaubildes bewerten und analysieren Sie im nächsten Schritt die Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens.

4. Prozess auswerten und Schwachstellen identifizieren

Packen Sie nun Ihre Lupe aus und schauen Sie sich alles bisher Erfasste im Detail an. Wo sind die Schwachstellen und wo birgt der Ablauf Verbesserungspotential? Analysieren Sie, ob die Prozesse wertschöpfend, flexibel, angemessen und verfügbar sind. Untersuchen Sie ob das Material fließend oder auf Bestand produziert wird. Achten Sie darauf ob der Informationsfluss bedarfsorientiert abläuft, ob die Prozesse gesteuert werden und wo die Mitarbeiter besser mit Informationen versorgt werden müssen. Analysieren Sie Bearbeitungszeiten, Ablaufzeiten, Wartezeiten und Ausfallzeiten und vergleichen Sie diese mit der Mitarbeiterverfügbarkeit und den zu Verfügung stehenden Arbeitsstunden. Anhand dieser Analyse werden Sie schnell feststellen, wo Schwachstellen und Verschwendung auftreten. Benennen und markieren Sie diese Schwachstellen.

5. Prozess neugestalten

Da Sie nun das Leck entdeckt und identifiziert haben, sollten Sie damit beginnen, es auszubessern. Beratschlagen und diskutieren Sie darüber, welche Lösungsvorschläge es gibt und erstellen Sie eine Soll-Analyse. Halten Sie fest, welche Veränderungen Sie anstreben und wie diese umsetzbar sind. Ändern Sie Ihr Wertstrom-Diagramm so ab, dass der Ist-Zustand Ihres Unternehmens zum Soll-Zustand wird. Welche Maßnahmen sind dafür erforderlich? Schreiben Sie Ihre Verbesserungswünsche auf und entwickeln Sie daraus ein Konzept, das umsetzbar ist. Anschließend gestalten Sie einen Maßnahmeplan zur Umsetzung der Schwachstellenbehebung.