Wie organisiere ich mich richtig? – Die 7 besten Tipps, wie Sie sich im Büroalltag besser organisieren

Wie organisiere ich mich im Arbeitsalltag möglichst stressfrei und effizient? Geht Ihnen diese Frage gerade durch den Kopf? In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Methoden mehr Struktur, Fokus und Übersicht in Ihre Arbeit bringen. Von der richtigen Zeitplanung über den effektiven Einsatz von Microsoft-Programmen bis hin zum richtigen Aufgabenmanagement: Sie erhalten konkrete Tipps für eine bessere Selbstorganisation, digital und analog.

1. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz für mehr Selbstorganisation

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist die Grundlage für effektives Arbeiten. Wenn Sie nicht ständig nach Dokumenten oder Unterlagen suchen müssen, sparen Sie Zeit und schaffen Raum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Ordnung auf dem Schreibtisch wirkt sich oft auch positiv auf Ihren Kopf aus: Weniger Ablenkung, mehr Klarheit, klare Ziele. Doch wie gehen Sie das Thema Arbeitsplatz organisieren konkret an?

• Ausmisten: Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht mehr brauchen. Alte Unterlagen, Dokumente und Ordner können aussortiert werden. Denken Sie dabei an alle Bereiche: Schreibtisch, Schubladen, Regale und Schränke.
• Gezielt einrichten: Sobald das Unnötige weg ist, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: Nur die Dinge, die Sie täglich nutzen, gehören in Ihr direktes Arbeitsumfeld. Jedes Dokument, jedes Arbeitsutensil bekommt einen festen Platz.
• Papierkram im Griff behalten: Nutzen Sie eine analoge Ablageschale? Dann sichten Sie diese idealerweise jeden Morgen. Vermeiden Sie es, Briefe und Unterlagen unnötig anzusammeln. Tipp: Planen Sie täglich einen festen Zeitraum ein, um alles abzuarbeiten.
• Positives Arbeitsumfeld: Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz so, dass Sie sich wohlfühlen. Ein angenehmes Umfeld wirkt sich direkt auf Ihre Produktivität aus – und Sie starten motivierter in den Tag.

2. Digital aufräumen: So organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach

Nachdem Sie Ihren physischen Arbeitsplatz erfolgreich aufgeräumt haben, ist es an der Zeit, auch Ihren digitalen Schreibtisch in Ordnung zu bringen. Besonders das E-Mail-Postfach gehört zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Täglich erreichen uns unzählige Nachrichten – von wichtigen Informationen bis hin zu unwichtigen Benachrichtigungen, die schnell für Unübersichtlichkeit sorgen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihr E-Mail-Postfach effektiv nutzen:

• E-Mails ausmisten: Starten Sie mit einem digitalen Frühjahrsputz. Löschen Sie E-Mails, die Sie nicht mehr benötigen, oder verschieben Sie sie in einen Archiv-Ordner. So schaffen Sie sofort Übersicht.
• Störquellen ausschalten: Vermeiden Sie Ablenkung beim Arbeiten. Stellen Sie Benachrichtigungen für neue E-Mails aus – sowohl akustisch als auch optisch. In Outlook geht das unter: Datei → Optionen → E-Mail → Nachrichteneingang.
• Ordnerstruktur vereinfachen: Weniger ist mehr! Verzichten Sie auf komplexe Ordnerbäume. Nutzen Sie neben dem Posteingang idealerweise nur einen Ordner – z. B. „Archiv“. Mit der Suchfunktion in Outlook können Sie innerhalb weniger Sekunden nach bestimmten E-Mails, Absendern oder Wörtern im Betreff oder Anlagen suchen.
• E-Mails verarbeiten statt sichten: Um zu vermeiden, dass sich zu viele E-Mails in Ihrem Postfach anhäufen, bearbeiten Sie Ihre Nachrichten anstatt sie nur zu sichten. Hier hilft Ihnen die 5-Schritte-Methode. Je nach Relevanz und Anforderung löschen Sie die eingegangenen Mails, leiten sie weiter, legen sie ab, bearbeiten sie oder terminieren sie.
• Taskleiste optimieren: Richten Sie Ihre E-Mail-Ansicht so ein, dass Sie schnell arbeiten können. Entfernen Sie unnötige Elemente und behalten Sie nur die wirklich wichtigen Ordner und Funktionen im Blick.

3. So optimieren Sie Ihr Zeitmanagement im Arbeitsalltag

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, können Sie leicht den Überblick zu verlieren. Deshalb reicht es nicht aus, nur den Schreibtisch oder das E-Mail-Postfach in Ordnung zu halten. Auch Ihre Tages- und Wochenplanung sollte gut strukturiert sein. Ansonsten riskieren Sie, wertvolle Zeit zu verlieren oder wichtige Aufgaben zu übersehen. Eine hilfreiche Unterstützung bietet Ihnen die digitale Wochenplanung mit Outlook. Damit lassen sich Termine und Aufgaben übersichtlich organisieren, sodass Sie stets den Fokus auf das Wesentliche behalten.

Für eine funktionierende Planung ist es wichtig, zwischen Terminen und Aufgaben zu unterscheiden.

• Termine sind an feste Zeitfenster gebunden, etwa Meetings oder Kundengespräche. Diese tragen Sie direkt in Ihren Outlook-Kalender ein.
• Aufgaben sind bis zu einem bestimmten Datum zu erledigen, können aber zeitlich flexibel bearbeitet werden. Wann genau Sie eine Aufgabe angehen, bleibt Ihnen überlassen.

Um Ihre Woche strukturiert zu planen, verwenden Sie in Outlook die kombinierte Termin- und Aufgabenansicht. So stellen Sie diese Ansicht ein: Klicken Sie im Bereich Kalender auf den Reiter Ansicht und wählen Sie Arbeitswoche aus. Klicken Sie weiter rechts in der Menüleiste auf Layout. Drücken Sie anschließend unter Tägliche Aufgabenliste auf Normal. Nun erscheinen Ihre Aufgaben direkt unter den jeweiligen Kalendertagen. Besonders wichtige Aufgaben können Sie auch direkt in die Tagesansicht ziehen und als festen Zeit Slot behandeln.

Ergänzend zur Outlook-Planung helfen Ihnen einfache Zeitmanagement-Methoden, noch strukturierter zu arbeiten:

• Pomodoro-Technik: Arbeiten Sie in konzentrierten Blöcken von 25 Minuten, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. So bleiben Sie fokussiert und vermeiden Ermüdung.
• Timeboxing: Bei dieser Methode teilen Sie Ihren Tag in feste Zeitblöcke ein. Jeder Block ist einer bestimmten Aufgabe gewidmet. Sie arbeiten nicht nach Gefühl, sondern nach klar definierten Zeitrahmen. Das verhindert Ablenkung und fördert konzentriertes Arbeiten.

4. Effizientes Aufgabenmanagement: Alle ToDos am Ende des Tages erledigt haben

Der Arbeitstag beginnt – und schon treffen erste neue Aufgaben ein oder unerledigte Aufgaben vom Vortag stehen noch auf Ihrer Liste. Damit Sie jederzeit den Überblick behalten, empfiehlt es sich, den Tag mit einer klaren To-Do-Liste zu starten. Diese Liste können Sie ganz klassisch handschriftlich führen, in OneNote anlegen oder direkt in Ihrer Aufgabenliste in Outlook pflegen. In der neuen Outlook-Version wird dabei die integrierte To Do-App verwendet, mit der Sie Ihre Aufgaben digital und übersichtlich verwalten können.

Dringende und wichtige Aufgaben sollten Sie möglichst sofort angehen. Aufgaben, die nicht zeitkritisch, aber notwendig sind, können Sie über den Tag verteilt erledigen. Achten Sie dabei darauf, sich nicht zu viel vorzunehmen. Delegieren Sie Aufgaben, wenn möglich, an Kolleginnen oder Kollegen oder verschieben Sie weniger wichtige Punkte auf einen späteren Zeitpunkt. Vergessen Sie nicht, ausreichend Pufferzeiten einzuplanen. So geraten Sie nicht unter Druck, wenn kurzfristig etwas dazwischenkommt oder eine Aufgabe mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant.

• Wichtig ist: Notieren Sie nicht nur, was Sie erledigen möchten, sondern priorisieren Sie Ihre Aufgaben auch. Dabei helfen bewährte Methoden wie die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Analyse.

• Unser Tipp: Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste direkt in Outlook und lassen Sie sie sich dauerhaft anzeigen. So behalten Sie Ihre To-Dos im Blick – ganz ohne Zettelwirtschaft. Sie können die Liste außerdem individuell anpassen, sodass sie übersichtlich bleibt und nicht nur aus roten Fahnen besteht. In unserem Blogbeitrag zu Outlook Tipps & Tricks finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Ihre Aufgabenliste optimal strukturieren und anpassen.

5. Setzen Sie Tools & Programme effizient ein

Im Arbeitsalltag begegnen uns oft unzählige Programme und digitale Tools. Besonders im Microsoft-Universum gibt es über 30 verschiedene Anwendungen, die Sie im Berufsalltag unterstützen können. Doch je mehr Tools im Einsatz sind, desto größer ist die Gefahr, den Überblick zu verlieren – und das endet schnell im digitalen Chaos. Für effizientes Arbeiten ist es daher sinnvoll, sich bewusst auf die Programme zu konzentrieren, die Sie wirklich regelmäßig in Ihrem Arbeits- und vielleicht auch Privatleben benötigen.

Diese Microsoft-Tools helfen bei Ihrer Selbstorganisation:

• OneNote: OneNote ist Ihr digitales Notizbuch. Sie können damit Inhalte jeder Art speichern – Texte, Bilder, PDFs, Videos und vieles mehr. Durch die flexible Struktur mit Abschnitten und Seiten behalten Sie Ihre Notizen gut sortiert an einem Ort. Besonders praktisch: Sie haben jederzeit Zugriff – auch unterwegs per Tablet oder Smartphone. So geht keine Idee verloren und Sie müssen nicht in mehreren Programmen nach Dokumenten suchen. Was mit OneNote alles möglich ist, zeigen wir Ihnen ausführlich auf unserer Themenseite zu OneNote.
• Microsoft To Do: Diese App hilft Ihnen, Ihre Aufgaben und Projekte im Blick zu behalten. Sie können verschiedene Listen anlegen, Aufgaben priorisieren und Ihre Planung übersichtlich strukturieren. To Do synchronisiert sich automatisch mit Outlook und auch Aufgaben aus dem Planner werden übernommen. Das Tool ist zudem kostenlos und auf allen Geräten nutzbar.
• Outlook: Outlook ist weit mehr als nur ein E-Mail-Programm. Neben dem Schreiben und Verwalten von Nachrichten bietet es zahlreiche Funktionen für Terminplanung, Aufgabenverwaltung und Zeitmanagement. Auf unserer Outlook-Themenseite finden Sie viele praktische Tipps, wie Sie Outlook noch effektiver für Ihr Selbstmanagement einsetzen können.

Tipp: Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie sich mit den Microsoft-Programmen am besten organisieren können, bieten wir Ihnen gerne eine kostenlose Erstberatung an. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter Beratung.

6. Eine geeignete Ablagestruktur für mehr Selbstorganisation

Nicht nur die analoge Ablage sollte durchdacht und systematisch aufgebaut sein – auch Ihre digitale Datenablage verdient besondere Aufmerksamkeit. Schon kleine Fehler wie unklare Dateinamen oder eine schlecht strukturierte Ordnerhierarchie können dazu führen, dass Sie unnötig lange nach Dateien suchen müssen. Damit Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dateien zugreifen können, empfiehlt es sich, ein gut organisiertes digitales Ablagesystem zu nutzen. Dafür bieten sich insbesondere OneDrive oder SharePoint an.

Beachten Sie jedoch: Eine digitale Ablage kann schnell unübersichtlich werden – vor allem, wenn zu einem Projekt oder Vorgang viele unterschiedliche Dateien existieren oder mehrere Personen darauf zugreifen. Damit genau das nicht passiert, haben wir in einem eigenen Blogbeitrag zur digitalen Ablage hilfreiche Tipps und Empfehlungen für Sie zusammengestellt.

6.1 Eine klare Ordnerstruktur ist entscheidend

Eine durchdachte Ordnerstruktur ist das A und O für eine bessere Selbstorganisation. Sie sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht in einer Flut von Dateien untergehen und Sie genau wissen, wo etwas abgelegt werden muss. Wenn Sie bereits beim Ablegen einer Datei wissen, an welcher Stelle sie hingehört, sparen Sie sich wertvolle Zeit bei der späteren Suche.

Um nicht planlos zu starten, können Sie zunächst mithilfe einer Mindmap eine grobe Struktur entwickeln, die zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Überlegen Sie sich, welche Themen, Projekte oder Abläufe regelmäßig auftauchen und wie diese logisch gegliedert werden können. Wenn Sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen auf die Ablage zugreifen, empfiehlt es sich, verbindliche Ablagespielregeln zu definieren. So stellen Sie sicher, dass alle dieselbe Logik anwenden und Dateien einheitlich abgelegt werden.

Steht eine grobe Struktur, kann das bewährte 7-Ordner-System Ihnen dabei helfen, Ihre Dateien so zu organisieren, dass Sie jedes Dokument mit maximal drei Klicks erreichen. So entsteht eine digitale Ablage, die nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig übersichtlich bleibt.

7. Mehr Fokus durch bewusste Pausen und Bewegung

Wenn Sie den ganzen Tag am Schreibtisch verbringen, stellen Sie vielleicht fest, dass Ihre Konzentration im Laufe des Tages deutlich nachlässt. Das ist ganz normal – aber Sie können gezielt etwas dagegen tun.

• Achten Sie darauf, ausreichend Bewegung in Ihren Alltag einzubauen. Nutzen Sie zum Beispiel Ihre Mittagspause für einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft. Das regt den Kreislauf an, sorgt für Sauerstoff im Gehirn und hilft, den Kopf freizubekommen.
• Auch kleine aktive Pausen während des Arbeitstages wirken Wunder. Stehen Sie zwischendurch kurz auf, dehnen oder lockern Sie Ihre Schultern und Nackenmuskeln. Selbst zwei bis drei Minuten reichen oft schon aus, um wieder frischer weiterzuarbeiten.
• Ein weiterer hilfreicher Tipp: Wechseln Sie gelegentlich Ihre Arbeitsposition – zum Beispiel mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch. Stehphasen aktivieren den Kreislauf und fördern die Konzentration.
• Ebenso wichtig wie Bewegung ist es, auch mental regelmäßig abzuschalten. Schaffen Sie sich bewusste Pausen, in denen Sie weder E-Mails checken noch Aufgaben durchdenken. Kleine Achtsamkeitsübungen, bewusstes Atmen oder einfach ein kurzer Blick aus dem Fenster helfen, die Gedanken zu sortieren.

Mit diesen einfachen Maßnahmen bleiben Sie den ganzen Tag über fokussierter – und beugen nicht nur Erschöpfung, sondern auch Verspannungen und Stress vor.

8. Fazit

Selbstorganisation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess. Je klarer Sie Ihre Abläufe, Tools und Routinen gestalten, desto leichter fällt es Ihnen, konzentriert zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen. Beginnen Sie mit kleinen Schritten – und passen Sie Ihr System regelmäßig an Ihren Arbeitsalltag an. So bleiben Sie dauerhaft produktiv und gelassen.