Es ist frühmorgens, der PC ist hochgefahren, die erste Tasse Kaffee steht bereit und man kann in den Tag starten. Meistens ist das erste Programm, das man nun öffnet Outlook mit dem Posteingang für E-Mails. Was ich oft bei Kunden erlebe: Nicht selten entwickeln Menschen eine Art Hass-Liebe zum berühmtesten Vertreter der E-Mail-Programme. Der Grund ist einfach: Man kann schnell kommunizieren aber gleichzeitig warten im Posteingang neue, ungelesene Mails neben uralten Nachrichten darauf, bearbeitet zu werden. Der Posteingang füllt sich schneller als wir ihn abarbeiten können. Oftmals markieren wir E-Mails zur Nachverfolgung, um uns selbst daran zu erinnern, dass man irgendwann noch dringend eine wichtige Aufgabe aus dieser Mail erledigen muss. Die Folge: man scrollt durch den Posteingang, stolpert über Liegengebliebenes und startet im schlimmsten Fall unter Druck und mit schlechtem Gewissen in den Tag. Die Lösung zu diesem Problem ist so banal wie zielführend: Trennen Sie einfach E-Mails und Aufgaben voneinander. Lesen Sie hier, wie einfach das auch bei Ihnen funktioniert.
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Das Problem: Der Posteingang ist eine „Running To-Do-Liste”
Wenn ich bei Beratungsterminen Mitarbeitern zum Thema „Outlook & E-Mails” über die Schulter schaue, erlebe ich oft die oben beschriebene Situation. Viele Menschen scrollen resigniert oder genervt durch ihren Posteingang mit hunderten von E-Mails und fühlen sich überfordert. Es scheint so, als wären sie Getriebene der E-Mail-Flut, die verzweifelt mit dem Mausrad rudern, um sich krampfhaft über Wasser zu halten und den Informationswellen Herr zu werden. Ihr Posteingang ist schleichend zu einer immer längeren Aufgabenliste geworden. Nach einem Workshop meinte ein Kunde zu mir, meine Tipps hätten ihn in so einer Situation quasi vor dem Ertrinken bewahrt. Es ist ganz simpel – Sie brauchen nur vier kleine Schritte durchzuführen, um stressfreier in den Tag zu starten und einen aufgeräumten Posteingang zu haben.
Schritt 1: Verschieben Sie alle E-Mails aus dem Posteingang in einen neuen Unterordner
Erinnern Sie sich noch an das Gefühl, einen ganz leeren Posteingang zu haben? Dieses Gefühl erzeugen wir nun wieder: Legen Sie im Posteingang einen neuen Unterordner an und nennen ihn z.B. „Archiv”. Hier hinein verschieben Sie erst einmal alle E-Mails des Posteingangs und machen so Tabula rasa. Keine Angst – wir löschen keine E-Mails, sondern sorgen nur für einen neuen Start indem wir sie aus dem Posteingang verschieben. Der Grund ist relativ einfach: Es kommen jeden Tag neue Mails in den Posteingang – Sie werden es nicht schaffen, erst alle alten E-Mails aufzuarbeiten. Daher fangen Sie einfach heute von vorne an, das Aufarbeiten des Archivs nehmen wir uns Stück für Stück vor. Für mich persönlich ist es ein gutes Gefühl, wenn der Schreibtisch leer und aufgeräumt ist und mit meinem Posteingang ist es da ähnlich. Wenn Sie ab sofort nach dem Motto „Verarbeiten statt sichten” mit neuen E-Mails verfahren, bleibt Ihr Posteingang dauerhaft aufgeräumt.
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Schritt 2: Verarbeiten statt sichten
Das Hauptproblem besteht darin, dass E-Mails im Posteingang meist nur gesichtet werden, anstatt sie direkt zu verarbeiten. So nehmen wir jede E-Mail mehrmals „in die Hand“ und vergeuden wertvolle Zeit. Wenn Sie ab sofort immer konsequent den nächsten Bearbeitungsschritt einer E-Mail gehen, bleibt Ihr Posteingang aufgeräumt. Genau genommen können wir mit jeder Mail nämlich nur 5 Dinge tun:
Schritt 3: Kopieren Sie die Mail in die Aufgabenliste
In vielen E-Mails stecken Aufgaben, die wir erledigen müssen. Dazu kommen Klebezettel mit To-Do-Punkten, Kundenwünsche aus Telefonaten auf Schreibtischunterlagen oder Protokolle des letzten Meetings.
Oft ist der mangelnde Überblick über die Aufgaben schuld, dass Menschen sich gestresst fühlen. Klick um zu Tweeten Um den Überblick zu behalten ist es unbedingt nötig, alle Aufgaben in einer einzigen Liste zu führen. Nur so können Sie Prioritäten setzen, Ihre Woche planen und wieder agieren – als nur auf äußere Einflüsse zu reagieren. Aus unserer Sicht bietet es sich an, eine solche Übersichtsliste in Outlook zu führen. Denn Outlook bringt genau die Funktion mit, die wir hierzu brauchen: Die Aufgaben-Funktion. Mit gedrückter rechter Maustaste kopieren Sie einfach die soeben ausgesuchte E-Mail in das Feld „Aufgabe”.
- Es öffnet sich nun ein neues Aufgabenfenster mit einer Kopie Ihrer E-Mail.
- Sie können nun ein Fälligkeitsdatum vergeben, ergänzende Notizen machen und ggf. den Betreff ändern. Das Beste aber ist: Ihr Posteingang ist nun von Aufgaben entkoppelt. Sie müssen nicht mehr durch den Posteingang scrollen, um eine unerledigte Aufgabe zu suchen. Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten, haben Sie zudem die zugehörige E-Mail inklusive der Datenanhänge parat und können darauf antworten.
Schritt 4: Planen Sie Ihre Woche mit der kombinierten Aufgaben- und Kalenderansicht
Am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub sind wir oftmals am produktivsten: Noch den Quartalsbericht fertigmachen und an den Chef mailen, offene Fragen von Kollegen beantworten, Meetings kurz und effektiv zu Ende bringen – kurzum die dringendsten und wichtigsten Arbeiten noch abzuschließen bevor man sich in den sonnigen Süden verabschiedet. Es fällt uns an diesem Tag sehr leicht, Aufgaben zu priorisieren. Ein Schlüssel, um nicht mehr wie eingangs beschrieben wild mit den Armen zu rudern und in Aufgaben und E-Mails zu ertrinken, liegt in dem Abwägen von Prioritäten und in einer realistischen Einschätzung der zur Verfügung stehenden Zeit. Auch hierfür hat Outlook eine Lösung parat: Die kombinierte Aufgaben- und Kalenderansicht. Klicken Sie einfach im Bereich „Kalender” auf die Wochenansicht, ggf. müssen Sie den Aufgabenbereich noch aktivieren:
Aktivieren Sie die kombinierte Ansicht über „Woche” > „tägliche Aufgabenliste”. Sie können nun bequem Ihre Aufgaben mit gedrückter Maustaste per „Drag & Drop” über die Woche verteilen und so im Vorfeld Engpässe und Stress vermeiden. Ich starte Freitagabends gerne mit einer solchen Planung der nächsten Woche in das Wochenende und habe so den Kopf frei.
Fazit: Ein leerer Posteingang und eine strukturierte Aufgabenliste
Was haben Sie mit den vier Schritten erreicht? Sie haben Mails von Aufgaben getrennt, Ihren Posteingang geleert und sich einen Überblick über die Arbeitswoche verschafft. Kurzum: Sie sind wieder Herr der Lage. Wenn Sie mit neuen Mails ebenso verfahren, bleibt Ihr Posteingang leer und Sie starten entspannt in den Tag – auch wenn Outlook geöffnet wird.
