Wochenplan: Digital und analog Termine und Aufgaben entspannt planen (7 Tipps inkl. Vorlage)

Was bietet ein Wochenplan, was der Tagesplan und der Jahresplan nicht bieten? Die Antwort ist einfach: Im Wochenplan erfassen Sie die Zeitfenster für Termine und Aufgaben und haben einen guten Überblick über Ihre Arbeitswoche. Für jeden Tag der Woche wissen Sie, welche Aufgaben relevant sind und wo noch Raum für zusätzliche Erledigungen vorhanden ist.

Ein Wochenplan als Übersicht über Termine und Aufgaben

Diese Methode ist einfach und ausgefeilt zugleich. Sie bietet Ihnen auf dem Weg durch die Woche eine verlässliche Orientierung: Mit einem Blick sehen Sie, wie es um Ihr Zeitbudget bestellt ist. Damit der Wochenplan auch für Sie funktioniert, empfehle ich Ihnen folgende Schritte:

Schritt 1 zum Wochenplan: Das richtige System finden

Entscheiden Sie zuerst, ob Sie Ihren Wochenplan lieber aufgrund eines modernen digitalen Kalenders oder ganz klassisch analog erstellen wollen. Dabei helfen Ihnen folgende Überlegungen:

Die beliebteste Variante des digitalen Zeitplaners ist Microsoft Outlook. Das kostenlose Tool gehört zu vielen Office-Paketen oder kann separat aus dem Internet geladen werden. Outlook wird von den meisten im Büro Tätigen für die Verwaltung von E-Mails und Terminen genutzt. Doch es bietet auch eine Termin- und Aufgabenliste, mit der Sie in Windeseile ein Wochenplan erstellen. Da Outlook in vielen Büros standardmäßig genutzt wird, können Sie außerdem Teile des Kalenders für andere Teammitglieder freigeben. Damit erleichtern Sie die Planung gemeinsamer Termine.

Eine Methode, wie Sie Ihren Wochenplan mit Outlook erstellen, zeigen wir Ihnen in diesem Video:

Der Zeitplaner im papierlosen Büro hat ohne Zweifel Vorteile: Sie erreichen ihn von jedem Gerät aus und können Teile davon für Ihre Mitstreiter öffnen. Aufgaben und Termine lassen sich beliebig oft nach verschiedenen Kriterien ordnen. Diese Vorteile erleichtern die Übersicht, solange der Akku reicht und eine funktionierende Verbindung zum Internet besteht. Beim klassischen Zeitplanbuch sind Sie nicht von Stromquellen oder dem Internet abhängig, um auf Ihre Termine zugreifen zu können. Wenn Sie sich mit dem Zeitplanbuch über Jahre ein funktionierendes System erarbeitet haben, möchten Sie sich vielleicht auch nicht umstellen.

Tipp: Entscheiden Sie sich für eine einzige Methode, anstatt zwischen mehreren zu wechseln. So können Sie sicher sein, dass Sie immer die aktuelle Variante des Wochenplans vor sich haben.

Die folgenden Schritte gelten für beide Methoden, das klassische Zeitplanbuch und den modernen digitalen Wochenplan.

Schritt 2 zum Wochenplan: Eine Vorlage nutzen

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihren Wochenplan, denn mit Vorlagen können Sie sich später viel Mühe sparen. Das geht über den Computer mit Excel und Word oder per Hand auf einem Blatt Papier, das Sie für jede Woche kopieren.

Die Vorlage enthält je eine Spalte für jeden Wochentag sowie eine Zeitleiste für Ihre Arbeitsstunden. Planen Sie für die Einträge genug Platz ein, damit Sie alle Termine und Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen können. Sie können auch mit Farben und Symbolen arbeiten – alles, was Ihnen beim Visualisieren hilft, ist erlaubt.

Hier sehen Sie ein Vorlage für die Wochenplanung (Sie können diese Vorlage gerne für Ihre persönliche Wochenplanung übernehmen):

Sie können Ihre Aufgaben auch mit der Personal Kanban Methode planen. Dafür werden alle anstehenden Projekte und Aufgaben auf einem Board visualisiert.

Schritt 3 zum Wochenplan: Die Termine und Aufgaben richtig erfassen

Erstellen Sie den Wochenplan immer Freitags für die folgende Woche. Welche Termine stehen an? Welche Termine sollten neu terminiert, verschoben oder gestrichen werden? Übertragen Sie alle Termine und Aufgaben aus Ihrem Kalender in den Wochenplan. Tragen Sie die Aufgabe in Ihren Kalender und in Ihren Wochenplan ein. Dann haben Sie den Kopf frei und starten gelassen und orientiert in die neue Woche.  Dabei achten Sie auf den Unterschied zwischen beiden:

• Termine haben ein festes Zeitfenster. Beispiel: Meeting 4. Mai, 14 bis 16 Uhr.
• Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum. Beispiel: Präsentation zur Umsatzentwicklung, Abgabe 4. Mai, 12 Uhr.

Notieren Sie zunächst die bereits bekannten, festen Termine und Fälligkeiten. Kennzeichnen Sie diese auch mit Symbolen, das erleichtert die Übersicht. Prüfen Sie bei der Gelegenheit auch, welche Termine sich neu festlegen lassen, verschoben oder gestrichen werden können. Den Wochenplan können Sie beispielsweise in einem Foliensichtbuch aufbewahren. Zusätzlich können Sie dort alle notwendigen Dokumente für Ihre Termine aufbewahren, um alles griffbereit zu haben.

Aus der Aufgabenübersicht wählen Sie diejenigen Aufgaben aus, die Sie jetzt angehen oder weiterführen wollen. Mit der Priorisierung fällt diese Auswahl leicht, außerdem werden ungeliebte Aufgaben nicht übersehen.

Schritt 4 zum Wochenplan: Betrachten Sie offene Punkte aus der Vorwoche

Ein wichtiger Punkt im Planungsprozess ist der Wochenabschluss. Schauen Sie sich alle Kalendereinträge und Punkte der Aufgabenliste an, die Sie sich für die abgelaufene Woche vorgenommen hatten: Was erledigt ist, kann gestrichen werden. Was noch offen ist und unbedingt sein muss, kann in die nächste Woche übertragen werden. Fragen Sie sich auch, welche Punkte evtl. gestrichen werden können, weil andere Punkte wichtiger sind. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass die Zeit nie reichen wird, alle denkbaren Aufgaben zu erledigen. Seien Sie mutig! Wenn Punkte über mehrere Wochen in Ihrer Wochenplanung auftauchen, aber nicht umgesetzt werden, dann könnte das ein Indiz dafür sein, dass diese Punkte gestrichen werden sollten.

Schritt 5 zum Wochenplan: Das Wichtige zuerst erledigen

Wenn Sie die Liste Ihrer Aufgaben durchgehen, könnten Sie sofort mit allen gleichzeitig beginnen? Es ist manchmal gar nicht leicht, Aufgaben zu priorisieren. Denn manche Aufgaben sind dringend, andere sind wichtig, auf andere trifft keines der Attribute zu.

Diese Grafik hilft bei der Unterscheidung:

Sie haben nun vier Kategorien, von denen zwei in Ihre Zuständigkeit fallen: Aufgaben, die wichtig und dringend sind und jene, die wichtig, aber nicht dringend sind. Sie beginnen mit den Aufgaben der Kategorie Sofort Erledigen (Eilig und wichtig).

Doch welche der Aufgaben in dieser Kategorie Sie zuerst erledigen sollen, zeigt Ihnen die Übersicht nicht. Hier hilft die 25.000-Dollar-Methode: Wenn Sie nur eine einzige Aufgabe erledigen dürften, welche wäre das? Fragen Sie das bei jeder Aufgabe und fügen Sie diese entsprechend Ihrem Zeitbudget in Ihren Wochenplan ein. Lassen Sie sich dabei von meinem Artikel Wissen, wo der Anfang ist inspirieren lassen.

Schritt 6 zum Wochenplan: Planen Sie die Maßnahmen aus den Jahreszielen ein

Bei Jahreszielen handelt es sich regelmäßig um größere Themen, die in kleinere Maßnahmen unterteilt werden müssen. Welche Maßnahmen können/wollen Sie in der kommenden Woche angehen?

Schritt 7 zum Wochenplan: Das Zeitbudget festlegen

Damit der Wochenplan wirklich eine Orientierung bietet, ist das Zeitbudget sehr wichtig. Planen Sie es pro Aufgabe oder Termin realistisch ein. Multiplizieren Sie die geschätzte Zeit mit 1,5. Wenn Sie also eine Stunde schätzen, planen Sie 1,5 Stunden ein. Das schützt Sie vor dem ehrgeizigen „Kleinrechnen-Effekt“, dem wir schnell unterliegen, ohne es zu bemerken. Außerdem geraten Sie nicht unter Druck, wenn Sie mit der Erledigung doch nicht wie gedacht vorankommen.

Wenn Sie von vornherein das Zeitbudget für jede Aktivität festlegen, haben Sie einen Überblickt über die noch freien Zeitfenster. Falls kurzfristige Anfragen von Kollegen oder Kunden kommen, sehen Sie sofort, wann Sie diese erfüllen können. Das schützt ganz entscheidend vor Überlastung. Denn allzu oft geben wir Zusagen, um dann festzustellen, dass unser Zeitbudget das an dieser Stelle gar nicht erlaubt hätte.

Zusatztipps zum Wochenplan: Hürden nehmen

Wenn es Aufgaben gibt, die Sie von Woche zu Woche verschieben, kann das verschiedene Gründe haben. Analysieren Sie Ihren Wochenplan unter folgenden Aspekten:

• Sind die Aufgaben zu kleinschrittig formuliert, so dass sich daraus zu viele einzelne Aufgaben ergeben? → Fassen Sie mehrere Aufgaben unter einem Titel zusammen.
  Richtwert: Tragen Sie höchstens 50 Aufgaben in Ihren Wochenplan ein.
• Geht der Blick zu weit in die Zukunft, so dass der eigentliche Wochenplan mehrere Wochen im Voraus enthält? → Planen Sie bewusst nur die kommende Woche, falls nichts anderes erforderlich ist.
• Gibt es dauerhaft zu viele Aufgaben, so dass der übervolle Wochenplan ein Zeichen von Überforderung ist? → Aufgaben streichen oder delegieren, Unterstützung anfordern. Oder längere Arbeitszeiten akzeptieren.

Ein Wochenplan ist ein sinnvolles Instrument für das Zeitmanagement. Doch es gibt noch mehr praktikable und einfach anzuwendende Tools.