Die Word Diktierfunktion als zeitsparende Alternative (Anleitung + Tipps)

Schreiben gehört zu den täglichen Aufgaben in den meisten Berufen. Sei es das Verfassen von E-Mails, die Dokumentation von Meetings oder das Erstellen längerer Dokumente. Über den Tag summiert sich die reine Tippzeit schnell auf mehrere Stunden. Das kostet wertvolle Zeit und Energie. Anstatt mühsam mit den Fingern auf der Tastatur herumzutippen, können Sie Ihren Text einfach in das Mikrofon sprechen. Die Word Diktierfunktion erledigt den Rest und wandelt Ihre Worte sekundenschnell in formatierten Schrifttext um.

1. Anleitung: So nutzen Sie die Diktierfunktion in Word

Um nun einen Text einzusprechen, gehen Sie wie folgt vor:

• Schalten Sie Ihr Mikrofon/Headset ein, und stellen Sie sicher, dass es funktioniert.
• Öffnen Sie Ihr → Microsoft Word 365.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Start“ und dann im Menüband ganz rechts (Gruppe „Sprache“) auf den Button → Diktieren oder die Tastenkombination → Windows + H.
• Wählen Sie erneut → Diktieren aus.
• Im Mini-Menü auf das Mikrofon-Symbol → Diktat beginnen klicken.
• Dort finden Sie auch folgende mögliche Einstellungen vom → Zahnradsymbol:
  • Gesprochene Sprache: Anzeigen und Ändern von Sprachen in der Dropdownliste
  • Mikrofon: Anzeigen und Ändern des Mikrofons
  • Automatische Interpunktion: Aktivieren oder Deaktivieren des Häkchens, wenn es für die ausgewählte Sprache verfügbar ist
  • Vertrauliche Inhalte filtern: Maskierung potenziell sensibler Ausdrücke mit ***
• Beginnen Sie zu sprechen. Dann wird Das, was Sie sagen, zu Text auf dem Bildschirm.
• Wählen Sie das Mikrofon-Symbol → Diktat beenden erneut aus, um das Diktieren zu beenden.

Tipp für das Nutzen der Diktierfunktion in Word

Sagen Sie den Namen eines Interpunktionszeichens, um es hinzuzufügen. Formatierungsbefehle in der Word Diktierfunktion wie z. B. „löschen“ oder „kursiv“ werden ab WIN 11 22H2 unterstützt. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie die wichtigsten Sprachkommandos für die gängigsten Satzzeichen.

2. Tipps für akkurates Diktieren in Microsoft Word

Um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie einige Dinge beachten.

1. Sprechen Sie deutlich und in gemäßigtem Tempo.
2. Machen Sie außerdem regelmäßig kurze Sprechpausen.
3. Außerdem empfiehlt es sich, in einer möglichst ruhigen Umgebung zu arbeiten, um Störgeräusche zu vermeiden.

Mit etwas Übung werden Sie ein Gefühl dafür entwickeln, wie Sie die Word Diktierfunktion optimal nutzen können. Haben Sie keine Scheu davor, auch mal aufzunehmen und sich die Audiodatei anzuhören. So optimieren Sie Ihre Diktion. Die Vorteile der zeitsparenden und ergonomischen Diktierfunktion werden Ihnen schnell bewusstwerden!

3. Auch transkribieren in der Word Diktierfunktion möglich

Über die vielseitigen Möglichkeiten des Diktierens und Schreibens mit der Word Diktierfunktion haben wir bereits ausführlich berichtet. Jetzt können wir auch den gesprochenen Inhalt einer Audiodatei (Formate: wav, mp4, m4a mp3) wortwörtlich in Schriftform übertragen, das als „transkribieren“ bezeichnet wird. Die Transkribieren-Funktion ist in der Desktop-Version von Word in Microsoft 365 enthalten. Hier erfahren Sie, wie es funktioniert:

1. Audio-/Videodatei importieren: Öffnen Sie Ihr → Word 365 Desktop.
2. Öffnen Sie zunächst eine leere Word-Datei.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Start“ und dann im Menüband ganz rechts (Gruppe „Sprache“) auf → Diktieren.
4. Dann auf den Button → Transkribieren im Diktieren-Menü. Wählen Sie dort Ihre Aufnahme über → Audio hochladen aus.
5. Automatische Spracherkennung: Word lädt nun die Datei hoch in ihr Cloudspeicher OneDrive (Ordner: „Transkribierte Datei“) und beginnt mit der Transkription. Je nach Länge kann dies einige Minuten dauern. Praktisch: Sie können in dieser Zeit bereits mit anderen Aufgaben fortfahren.
6. Text anpassen: Nach Abschluss wird die Transkription rechts von Word mit Zeitmarken und Abspielmöglichkeit (auf die blaue Zeitmarke klicken) angezeigt.
7. Damit Sie den transkribierten Text in Ihr Worddokument übernehmen können, klicken Sie auf den Button → Zu Dokument hinzufügen und auf einen Eintrag z. B. „Mit Sprechern und Zeitstempel“, was sehr praktisch für die Kontrolle des Textes ist.
8. Über den Text können Sie nun bei Bedarf weitere Bearbeitungen wie Formatierung oder Korrekturen vornehmen.
9. Eine weitere Datei können Sie im gleichen Worddokument transkribieren, wenn die Verknüpfung zur Audiodatei entfernt wird. Die Audiodatei bleibt im OneDrive-Ordner „Transkribierte Datei“.

Die Microsoft-Hilfe sagt folgendes zum Datenschutz:

„Dieser Dienst speichert Ihre Audiodaten oder transkribierten Text nicht.

Ihre Redebeiträge werden an Microsoft gesendet und einzig dazu verwendet, um Ihnen Textergebnisse zur Verfügung zu stellen.

Weitere Informationen zu Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren, finden Sie unter Verbundene Erfahrungen in Microsoft 365.“

4. Anwendungsfälle der Diktierfunktion in Word

Die Word Diktierfunktion ist mehr als nur ein praktisches Zubehör – sie bietet für viele Anwendungsfälle echten Mehrwert. Hier einige Beispiele, wie die Sprachsteuerung Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann:

• Barrierefreie Texterstellung: Für Menschen mit körperlichen Einschränkungen wie Sehbehinderungen oder Mobilitätseinschränkungen kann die Word Diktierfunktion eine willkommene Erleichterung sein. Statt mühsam mit der Tastatur zu schreiben, können sie einfach diktieren. Die Funktion ist dabei nicht nur für Word nutzbar, sondern eignet sich für alle Office-Programme wie Excel, PowerPoint und Outlook. So lassen sich barrierefreie Dokumente aller Art erstellen.
• Effizienter arbeiten durch Zeitgewinn: Gerade im Büroalltag mit vielen Schreibaufgaben spart die Word Diktierfunktion enorm Zeit. Berichte, E-Mails und andere Dokumente lassen sich durch Spracherkennung deutlich schneller erstellen als durch Tippen.
• Ideen und Gedanken schnell festhalten: Ob Sie die Word Diktierfunktion nur für längere Berichte oder auch für Ideen nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Denn für Notizen haben wir ja bekannterweise einen Spezialisten, nämlich OneNote. Die OneNote Diktierfunktion ist perfekt zum schnellen Festhalten von Ideen, Notizen und Gedankengängen. Oft kommen die besten Einfälle, wenn man gerade nicht am Schreibtisch sitzt. Mit der Diktieroption Ihres Smartphones oder Tablets halten Sie spontane Eingebungen jederzeit fürs Büro fest. Später können Sie die Sprachnotiz dann bequem in Word umwandeln und weiterbearbeiten.

Anwendungsfälle für das Transkribieren in Microsoft Word

Auch die Transkribieren-Funktion in Word kann in vielen Bereichen des geschäftlichen und akademischen Alltags angewendet werden:

• Meetings und Interviews: Statt selbst mitzuschreiben, können Gesprächsinhalte einfach nach Einverständnis aufgezeichnet und nachträglich transkribiert werden.
• Vorlesungen und Präsentationen: Studierende haben die Möglichkeit, Vorlesungen oder Fachvorträge festzuhalten

5. Grenzen und Einschränkungen der Diktierfunktion in Word

Die Word Diktierfunktion ist zweifelsohne ein mächtiges Tool, das Ihnen viele Vorteile bietet. Dennoch gibt es einige Grenzen und Einschränkungen, die Sie bei der Nutzung berücksichtigen sollten.

• Keine 100% Genauigkeit: Zunächst einmal ist die Diktiererkennung nicht zu 100% perfekt. Achten Sie daher stets auf eventuelle Tippfehler und korrigieren Sie den Text nach dem Diktieren. Insbesondere bei fachspezifischen Begriffen oder Eigennamen kann es zu Missverständnissen kommen.
• Ruhe: Für akkurate Ergebnisse sollten Sie die Diktierfunktion nur in einer ruhigen Umgebung verwenden. Tragen Sie am besten ein Headset mit Mikrofon, damit Ihre Stimme klar erfasst wird.

6. Fazit zur Word Diktier- und Transkribieren-Funktion

Wie Sie sehen, bieten die Word Diktierfunktion und die Transkribieren-Funktion viele spannende Möglichkeiten, um Texte auf neue Art und Weise zu erstellen und zu digitalisieren. Durch die Sprachsteuerung sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern schonen auch Ihre Handgelenke vor schmerzhaften Überlastungen. Lassen Sie uns noch einmal die wichtigsten Vorteile der Diktierfunktion zusammenfassen:

1. Enorme Zeitersparnis durch zeitsparendes Diktieren oder Transkribieren statt Tippen.
2. Barrierefreie Texterstellung für Menschen mit Behinderungen.
3. Ergonomische Bedienung ohne Belastung der Hände/Handgelenke.
4. Schnelles Festhalten von Ideen und Gedankengängen.
5. Optimierung für Sprachbefehle und Mehrsprachenerkennung.
6. Integration in die vertraute Office-Umgebung.

Probieren Sie die Word Diktierfunktion am besten einfach selbst aus. Nehmen Sie sich zunächst etwas Zeit, um ein Gefühl für die Sprachsteuerung zu bekommen. Mit der richtigen Technik und etwas Übung werden Sie die Funktion schnell zu schätzen wissen. Wir sind überzeugt: Wenn Sie einmal die vielen Möglichkeiten der Diktierfunktion kennengelernt haben, wollen Sie nicht mehr darauf verzichten!