Suchen, Ärgern, Rumräumen – das Ist reine Zeitverschwendung. Mit der japanischen Management-Methode Kaizen lässt sich Ordnung leicht umsetzen und erhalten. Die Belohnung: effizienteres Arbeiten, Respekt vom Team und mehr Zeit für eigene Vorhaben.

Es ist keine kühne These, dass effizientes Selbstmanagement die Arbeit erleichtert und Prozesse beschleunigt. Kühner wird die Aussage, wenn man verspricht, dass Office-Professionals allein durch die Vermeidung von Suchzeiten 13 Prozent mehr Effizienz im Büro erreichen. Das heißt 13 Prozent mehr Zeit, um neue Projekte anzugehen oder Überstunden abzubauen. Mit den Grundsätzen der Management-Methode Kaizen – angewandt auf die Prozesse im Büro – wäre es sogar nur noch einmal notwendig aufzuräumen - und danach nie wieder!

Kaizen (kai = Veränderung, zen = gut) ist ein pragmatischer Prozess ständiger Verbesserungen, der sich in vielen kleinen Schritten vollzieht. Die einzelnen Maßnahmen sind vergleichbar einfach zu realisieren, da sie nicht mit aufwendigen technologischen Umgestaltungen verbunden sind keine hohen
Investitionskosten verursachen und ihr Risiko überschaubar ist. Bekannt geworden ist dieser ständige Verbesserungsprozess Anfang der 1990er-Jahre. Ursprünglich für japanische Automobilhersteller entwickelt, lässt sich diese Methode auch auf die Bürowelt übertragen. Das Ziel von Büro-Kaizen ist die schrittweise, aber fortlaufende Veränderung, die in fünf aufeinander aufbauenden Stufen erreicht wird:
1. Aufgeräumter Arbeitsplatz
2. Spielregeln für die Abteilung
3. Permanent perfektionierte Prozesse
4. Erfolg durch Eigeninitiative
5. Ziele und Kennzahlen

Für immer aufgeräumt
Dass man auf diese Weise nur noch ein einziges Mal sein Büro aufräumen und ordnen muss, lässt sich anschaulich am Beispiel Kücheneinrichtung erklären. Wenn Sie Ihre Besteckschublade öffnen werden Sie feststellen, dass es ein Fach gibt für Esslöffel, eines für Messer und eines für Gabeln. Niemals würden Sie auf die Idee kommen, ein Messer in das Esslöffelfach zu legen. Sie ordnen also intuitiv; und das aus dem einfachen Grund, weil es
ein Ablagesystem gibt, das jedem Gegenstand seinen festen Platz zuordnet. Problematischer wird es mit der Schublade rechts daneben. Willkürlich reingepresst werden dort Schöpfkellen, Holzlöffel und Bratenwender. Nichts hat seinen festen Platz. Es hört sich simpel an, lässt sich aber auf alle Bereiche im Büro übertragen – und hat erstaunliche Auswirkungen. Vier wichtige, sofort umsetzbare Grundlagen des Büro-Kaizen sind daher ganz einfach:

Alles hat einen Platz - alles hat seinen Platz
Geben Sie Ihren Büromaterialien einen festen Platz. Das verringert Suchzeiten und schafft Ordnung. Es gilt sowohl für den eigenen Schreibtisch als auch für die gesamte Organisation in Ihrer Abteilung. Wie viel mag eine Büroklammer im Einkauf kosten? Vielleicht 0,1 Cent? Nehmen wir an, Frau Müller macht sich auf den Weg zum Materialschrank, fahndet nach einer
Büroklammer und findet sie nicht. Nach einigen Minuten ruft sie Frau Schmidt herbei, die bei der Suche behilflich ist. Nach 20 Minuten gemeinsamer Suchaktion ist das Kästchen mit den Kleinutensilien endlich gefunden. Gehen wir von einem Arbeitswert der Mitarbeiterinnen Müller und Schmidt von jeweils 80 Euro pro Stunde aus, so potenziert sich der Büro Klammerpreis von 0,1 Cent auf über 50 Euro. Und wenn sie Pech haben, müssen sie diese 20 Minuten auch noch nacharbeiten, das bedeutet: 20 Minuten weniger Zeit für wichtige Projekte im Büro, für Familie, Sport und vieles mehr.

Visualisieren
Machen Sie Fotos vorn Innenleben der Materialschränke und kleben Sie diese an die jeweilige Tür. Frau Müller betrachtet das Bild und weiß sofort: Die Büroklammern befinden sich oben rechts. Ähnlich funktioniert es mit dem Konferenzraum. Bevor der Azubi dreimal fragt, wie er den Tisch einzudecken hat, fotografieren Sie einfach beispielhaft den eingedeckten Tisch und kleben das Bild auf die Innentür eines Schranks im Konferenzraum. Auf diese Weise ist nicht nur der Azubi, sondern auch die Urlaubsvertretung und alle anderen Kollegen eigenständig in der Lage, den Tisch für ein Meeting vorzubereiten.

Digitale Ablage mit System
Das Chaos im Büro beschränkt sich heut nicht mehr nur auf den sichtbaren Bereich. Längst erreichen uns Unmengen an Daten auf digitalem Weg. Und auch hier ist ein klar strukturiertes Ablagesystem unabdingbar.

Fünf Tipps könnten eine erste Orientierung für die Bewältigung des vollen Posteingangs geben:

Löschen: Alles, was für Sie nicht relevant Ist und es auch nicht werden wird, löschen Sie sofort.
Weiterleiten (Delegieren): E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.
Archivieren: Mails, die Sie nur zur Kenntnis nehmen müssen, legen Sie anschließend in den Erledigt-Ordner ab.
Bearbeiten: Wenn sich in der E-Mail eine Aufgabe verbirgt und sie diese innerhalb von fünf Minuten erledigen, tun Sie dies sofort.
Terminieren: Mails, die nicht sofort erledigt werden können, terminieren Sie als Termin in Ihrem Kalender oder als Aufgabe ohne festes Zeitfenster.

Besprechungszeiten minimieren
Lange Besprechungen mit vielen Teilnehmern sind häufig vor allem eines: ineffizient. Neben den Suchzelten sind sie die größten Zeltfresser im Büro. Um dem zu entgehen, sollten Sie kein Meeting ohne Tagesordnung durchführen. Fangen Sie mit den Themen an, die alle Beteiligten betreffen. Die nur von einigen Themen betroffenen Teilnehmer können dann nach und nach die Besprechung verlassen. Bringen Sie die Kollegen dazu, auf den Punkt zu kommen, indem Sie ein festes Zeitfenster stecken. Timen Sie die Sitzung auf beispielsweise 15 Minuten und machen Sie die Zelt für alle gut sichtbar, zum Beispiel mit einer Sanduhr, die in der Mitte des Tisches platziert wird.

Jürgen Kurz, Experte für Effizienz im Büro

working@office –Chaos war gestern