Sind Ihre Mails sortiert? Und Ihre Ordner? Alles aufgeräumt? Gar nicht so einfach, mit den schnellen neuen Medien kein Chaos zu fabrizieren. Wie man sich organisiert schreibt Jürgen Kurz in seinem Buch

Ein Stunde pro Tag mehr Zeit

Rund 13 Prozent eines Arbeitstages, so der Autor, gehen für die Suche nach
relevanten Informationen oder Daten drauf, also mehr als eine Stunde. Die
hauen Sie künftig für wirklich wichtige Arbeiten raus oder gehen - wenn der
Chef mitspielt - früher heim. Eine komplette Re-Organisation Ihrer
Arbeitsweise ist dafür gar nicht erforderlich, es sind mehr die kleinen
Kunstgriffe, die sich sofort auswirken. Hier eine Auswahl der besten Tipps.

E-Mails: Schalten Sie akustische und visuelle Signale für neue E-Mails aus.
Die lenken nur ab. Bearbeiten Sie E-Mails lieber regelmäßig im Block.

E-Mails: Jede E-Mail-Anfrage, die Sie in nur 5 Minuten erledigen können,
bearbeiten Sie sofort und verschieben oder löschen sie dann.

E-Mails: Halten Sie den Posteingang immer frei. Was Sie nicht sofort
bearbeiten oder beantworten können, kommt in einen "Warten"-Ordner - das
Auffangbecken für Jobs, die noch erledigt werden müssen.

E-Mails: Nicht immer sofort antworten, um einen zeitaufwändigen
E-Mail-Ping-Pong zu verhindern. Häufig reicht eine Antwort auch noch am
nächsten Tag.

Online-Newsletter: Für Newsletter und Produkt-Infos via Mail aller Art legen
Sie sich eine zweite, private E-Mail-Adresse zu.

Passwörter: haben Sie ab sofort immer parat, wenn Sie diese immer nach dem
gleichen Schema aufbauen und dann je nach Programm oder Webdienst mit einer
leicht einzuprägenden Ergänzung von wenigen Zeichen versehen.

Unternehmenswerbung: Autosignaturen können Sie problemlos um kleine
Werbebotschaften oder Hinweise auf Ihre Facebook-Seite ergänzen.

Dokumente: Um Verwirrung bei unterschiedlichen Versionen zu vermeiden,
hängen Sie das Bearbeitungsdatum an den Dateinamen an.

Terminplanung: Sie wollen für ein großes Meeting oder das Sommerfest einen
gemeinsamen Termin vereinbaren? Per Telefon ist das super-nervig. Per Internet und Doodle.com aber super-einfach.

Lange Meetings: Stellen Sie Sanduhren auf den Tisch, um die Redezeit für
alle offen sichtbar zu begrenzen.

Benachrichtigungen aus sozialen Netzen lassen Sie von Ihrem E-Mail-Programm
per Filter vorsortieren und in einen separaten Ordner verschieben. Gelesen
werden diese erst abends.

Kabelsalat unter dem Tisch lässt sich problemlos entwirren, wenn Sie die
Strippen vorher mit einem Etikett versehen, das auf den zugehörigen
Gerätetyp verweist.

Fazit: Ein kluges Arbeitsbuch, reicht bebildert und mit vielen konkreten Beispielen aus der Windows-, Mac- und Mobile-Praxis, die Ihnen das Leben und Arbeiten künftig deutlich leichter machen.

Rezensent: Oliver Ibelshäuser, Redakteur bei www.Roter-Reiter.de

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