Autor: Jürgen Kurz

In kaum einem Berufsfeld wird so viel Papier bewegt wie im Lektorat. Wie das auf effiziente Weise geschehen kann, wird einem aber in den wenigsten Fällen systematisch beigebracht. So geraten manche Lektoren durch Verschwendung und Ineffizienz unter Druck, auch wenn sie inhaltlich eine erstklassige Arbeit leisten.

„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen.” Das ist die Praxis in vielen Büros der Republik. Doch wie soll man in einem chaotischen Arbeitsplatz Höchstleistungen bringen? Während in der Fertigung der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, wurden die Büros in vielen Unternehmen hinsichtlich einer Prozessoptimierung lange Zeit verschont. In den Büros schlummern lange Zeit daher riesige Potenziale.

Im laufe meines Berufslebens habe ich zahlreiche Männer und Frauen dabei begleitet, mehr Ordnung zu gewinnen. Ich kann mich an Übersicht, ersparter Zeit und flüssigeren Abläufen bereut hätte. Die Erklärung ist einfach: Stapel drücken aufs Gemüt – ein freier Schreibtisch dagegen schafft einen freien Kopf.

Bevor es darum gehen kann, die Ordnung auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem Büro dauerhaft zu erhalten, müssen Sie diese Ordnung erst einmal herstellen. Befreien Sie Ihren Arbeitsplatz von allem, was Sie bei der konzentrierten Beschäftigung mit wertschöpfenden Aufgaben behindert.

Sortieren Sie systematisch aus

Die Spielregel lautet: Entfernen Sie alles, was nicht gebraucht wird. Es gibt jede menge Dinge in Schubladen, Schränken und Regalen, die einem ans Herz gewachsen sind, aber seit Jahren nicht mehr gebraucht wurden. Alles, was nicht notwendig ist, kann entsorgt werden. Das Ergebnis ist ein beachtlicher Flächen- und Raumgewinn sowie eine Reduzierung der Suchzeiten.

Überfordern Sie sich nicht, indem Sie gleich das gesamte Büro ins Visier nehmen. Besser, Sie gehen Schritt für Schritt vor. Wenn Ihr Schreibtisch der Mittelpunkt Ihrer Arbeit ist, beginnen Sie hier. Es ist eine der ältesten Erkenntnisse des Zeitmanagements, dass „Leertischler” wirksamer arbeiten als „Volltischler”.

Gehen Sie vom Schreibtisch aus und bekämpfen Sie das Chaos zunächst im unmittelbaren Umfeld. Eine sinnvolle Abfolge für das Aussortieren könnte so aussehen:
1. auf dem Schreibtisch
2. in den Schreibtischschubladen und im Rollcontainer
3. unter dem Schreibtisch, auf dem Fußboden
4. in den Sideboards, Regalen oder Schränken
5. auf den Fensterbänken und anderen horizontalen Flächen.

Keine Zeit zum Aussortieren?

Es kann sein, dass Sie beim Aussortieren auf Fächer stoßen bei denen Ihre Zeit im Moment nicht ausreicht, um sie gut aufzuräumen.

Kleben Sie in diesen Fällen auf die Tür ein Post-it und schreiben Sie eine fortlaufende Nummer drauf.

Sammeln Sie die offenen Punkte auf einer To-do-Liste. Versehen Sie jeden Punkt mit einer Zuständigkeit und einem Termin. Hängen Sie die To-do-Liste für alle Mitarbeiter sichtbar aus. Entfernen Sie die Liste erst dann, wenn alle To-do-Punkte erledigt sind.

Was der Tipp bewirkt

Sie sehen auf der To-do-Liste mit einem Blick, was Sie noch erledigen müssen.
Sie können auch ein Fotoprotokoll machen und an alle zuständigen Mitarbeiter mailen. Solch ein Protokoll verschwindet aber oft rasch aus dem Bewusstsein. Die Post-its halten
die Aufgaben ständig vor Augen.
Sie zerlegen das große Ziel des Aussortierens in kleine, handhabbare Schritte. Vor allem dann, wenn Sie ein Büro mit vielen unaufgeräumten Schränken oder Regalen haben,
sinkt auf diese Weise die Hemmschwelle, mit dem Aufräumen zu beginnen.

Wegwerfen auf Probe

Menschen sind von Natur aus Jäger und Sammler. Deshalb bereiten der Gedanke, Dinge wegzuwerfen, vielleicht auch Ihnen Unbehagen – Sie könnten die Unterlagen ja nochmal brauchen ... Ein nützlicher Zwischenschritt auf dem Weg zum Loslassen ist das Wegwerfen auf Probe.

So gehen Sie vor: Unterlagen und Gegenstände, die Sie nicht mehr am Arbeitsplatz benötigen, aber noch nicht wegwerfen möchten, lwegen Sie in Kartons.

Diese Kartons können Sie dann in Archiv, Keller oder Lager aufbewahrt werden. Sie gewinnen auf dies Weise spürbar mehr Platz in Ihrem direkten Arbeitsumfeld.

Wichtig ist nun, dass Sie die leer gewordenen Regale aus dem Büro schaffen. Sont füllen sie sie schneller, als Ihnen lieb sein kann.

Um das zu verhindern, dass diese Kisten ewig stehen bleiben, sollten sie mit einem Zettel wie folgt beschriftet werden:
Karton von...............
Wenn dieser Karton bis...............
nicht geöffnet wird, kann er ohne Betrachtung des Inhaltes entsort werden.

Achten Sie beim bestimmen des Datums auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Schreiben Sie auf jeden Karton eine fortlaufende Nummer. Diktieren Sie beim Packen der Kisten, welche Dokumente sie hineinlegen. Aus dem Diktat kann anschließend ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Dieses Archivierungsprotokoll können Sie auf den zugehörigen Karton kleben. Eine Kopie können Sie an Ihrem Arbeitsplatz – aufbewahren, um bei Badarf raschen zugriff zu haben.

Nutzen Sie eine „Papierkiste”

Ordnung im Büro hat auch damit zu tun, dass Sie gleich alles wegwerfen, was nicht benötigt wird. Am Arbeitsplatz steht dafür häufig ein Mülleimer bereit, in den alles hineinkommt – sei es ein Buttermilchbecher, der halbvoll weggeworfen wird, oder zerknülltes Papier.

Benutzen Sie statt eines Papierkorbes lieber eine „Papierkiste”. Diese verschenden Sie – ihrem Namen entsprechend – ausschließlich für Papier. Die Papierkiste sollte rechteckig und so groß sein, dass Sie Unterlagen unzerknüllt einwerfen können.

Andere Müllsorten werfen Sie in mehrfach unterteilte Mülleimer oder in seperate Behälter, die entsprechend beschriftet sind. Die anfallende Müllmenge bestimmt die Größe der Mülleimer.

Da viel mehr Papiermüll in die Kiste passt, muss Sie nicht mehr täglich, sondern beispielsweise nur noch wöchentlich geleert werden. Außerdem: Wenn Sie eine weggeworfene Unterlage benötigen, können Sie diese ungeschädigt aus der Kiste nehmen.

Halten Sie Ordnung

Wenn Sie in Ihrem Büro Ordnung und Sauberkeit gewonnen haben, kommt es nun darauf an, diese auch zu halten. Machen Sie es sich deshalb zur Angewohnheit, die Ordnung an Ihrem Schreibtisch wieder herzustellen, bevor Sie in den Feierabend gehen.

Dann können Sie am nächsten Tag wieder bei Null anfangen. Ansonsten kumulieren sich die Zettel: Am ersten Tag bleiben fünf Blätter liegen, am nächsten fümf weitere, und am dritten Tag haben Sie schon wieder einen kleinen Stapel. Das Wiederherstellen der Ordnung am Abend ist vor allem sinnvoll, wenn Sie sich noch in der Eingewöhnungsphase befinden. Vor allem bleibt eines Tages nichts mehr liegen, wenn Sie sich konsequent darum bemühen, Ihren Arbeitsplatz besser zu organisieren. Mein Buch enthält dazu viele erprobte Ratschläge.

ZfLL – Freier Schreibtsch freier Kopf